La gestion du temps au XXIe siècle (2 jours)
Public cible
Cet atelier est destiné aux personnes qui recherchent un moyen d'organiser plus efficacement leur propre travail et/ou qui désirent guider leurs collègues en la matière.
Objectifs
- Définir et maintenir des priorités
- Se servir des dates limites plutôt que de les subir
- Formuler des objectifs de façon S.M.A.R.T.E.R.
- Reconnaître les voleurs de temps et les prendre en compte plus consciemment
- Mieux gérer le stress en se vidant la tête
- Oublier moins et faire plus grâce à des listes de tâches plus efficaces (p. ex., tableau Scrum)
- Planifier le travail de façon plus réaliste, en incluant les 'imprévus'
- Mieux assumer les responsabilités grâce à un meilleur suivi
- Être plus assertif et dire 'non' de façon constructive (sans utiliser le mot "non")
- Utiliser de façon plus ciblée les outils modernes d'information et de communication
Durée
Cet atelier dure deux jours à raison de 6 heures de formation par jour, étalés sur 2 semaines.
- Jour 1 : Gestion du temps = efficience et efficacité
- Jour 2 : Gestion du temps = gestion de l'attention
Jour 1 : Gestion du temps = efficience et efficacité
Introduction : le temps ne se gère pas !
Le temps passe à un rythme fixe de 60 secondes par minute, 60 minutes par heure, 24 heures par jour, 7 jours par semaine, 52,14 semaines par année. Conclusion : on ne peut pas changer le temps, ni le stocker, ni en créer. La seule chose que l'on puisse faire est de s'assurer de faire le meilleur usage possible du temps disponible. Êtes-vous prêt pour cela ?
Les principes de base de la productivité personnelle
- La proactivité et les trois cercles d'influence
- Formuler des objectifs et définir les priorités
- Gérer les dates limites : étapes plus petites, progression plus rapide
- Notion de 'Flux' et puissance des rapports d’avancement
- Le comportement réactif opposé à un refus constructif
- Collaboration : soyez assertif, pas agressif (visez le gagnant-gagnant)
- Application (1) : l'agenda 'visuellement correct' (démonstration en Outlook)
Devoir : La planification journalière
Les participants sont invités, à partir de maintenant jusqu'à la prochaine session d'atelier, à clôturer chaque jour ouvrable en planifiant le jour ouvrable suivant à l'aide du modèle de planificateur quotidien et à suivre pendant la journée ce sur quoi ils ont vraiment passé leur temps de travail. Au début de la prochaine session de l'atelier, les participants échangeront leurs expériences à cet égard. La pratique montre que l'obligation de planifier permet d’abattre plus de tâches et que l’enregistrement du travail effectué aide à définir des attentes et des ambitions plus réalistes.
Jour 2 : Gestion du temps = gestion de l'attention
Introduction : la gestion du temps au XXIe siècle
- l'excès d'information, souvent à valeur ajoutée réduite (p. ex., bulletins d'information, livres blancs, discussions par e-mail)
- La multitude des voies d'information (téléphone, e-mail, messagerie instantanée, plates-formes diverses, …) qui nous enlève la vue d’ensemble
- Le manque de temps pour 'digérer' toute cette information (organisation, suivi et rappel)
Le cerveau : comment rester concentré ?
- Stress & Burnout : une question de bons arrangements au sein de l'organisation
- Le cerveau réflectif ne sait pas faire du multitâche - pourquoi ne cesse-t-on pas d’essayer ?
- Videz sa tête = noter ; d'accord, mais où et comment ?
- Gérer les distractions et interruptions (technique Pomodoro, mind dump, modèle de décision 4x4)
- S’attaquer à la procrastination - faites-le maintenant !
- Application (2) : la liste de tâches qui fonctionne ! (p. ex., tableau Scrum)